Mikro Yeterlilik Programı Nasıl Kapatılır? Askıya Alma, Kapatma ve Belge Sahiplerinin Hakları

Her mikro yeterlilik programı sonsuza kadar yaşamaz. Talep azalır, programı birlikte tasarladığınız sektör başka bir yetkinliğe yönelir, tek eğitmen ayrılır ya da izleme raporu programın gerekçesini yitirdiğini gösterir. Bu noktada çoğu kurum programı sessizce takvimden düşürür. Kâğıt üzerinde program hâlâ açıktır, ama kimse kayıt almaz; geçmişte belge alanların doğrulama bağlantısı ise bir gün çalışmaz hâle gelir.

Bu yazıda bir programı askıya almanın ve kapatmanın nasıl planlanacağını, devam eden katılımcıların nasıl korunacağını ve belge sahiplerinin hangi güvencelere ihtiyaç duyduğunu anlatıyoruz. Önerilerimiz iyi uygulama niteliğindedir; mevzuatın genel çerçevesi için YÖK mikro yeterlilik yönetmeliği rehberimize bakabilirsiniz.

Askıya alma, kapatma, birleştirme: üç farklı karar

Mikro yeterlilik izleme ve değerlendirme döngüsü her dönem sonunda dört karardan birini üretir: devam, revize, askıya al, kapat. Revize kararından sonra neler olduğunu ayrı bir yazıda ele aldık. Bu yazı diğer iki kararın, yani programın faaliyetini durduran kararların uygulamasına odaklanıyor. Uygulamada bunlara üçüncü bir seçenek eklenir: programı başka bir programla birleştirmek ya da yerine yenisini açmak.

Karar	Ne anlama gelir?	Yeni kayıt	Verilmiş belgeler
Askıya alma	Program geçici olarak durur, gerekçe ortadan kalkınca yeniden açılabilir	Alınmaz	Geçerli, doğrulanabilir
Kapatma	Program kalıcı olarak sona erer	Alınmaz	Geçerli, doğrulanabilir
Birleştirme veya yerine yeni program	Konu yeni bir programla sürer, eski program kapanır	Yeni programa alınır	Geçerli; eşdeğerlik tablosuyla yeni programa bağlanır

Tablonun son sütunu bilerek her satırda aynıdır. Hangi karar verilirse verilsin, geçmişte kazanılmış bir yeterlilik geri alınmaz. Farklılaşan tek şey, programın geleceğidir.

Hangi durumlar kapatmayı gündeme getirir?

Kapatma bir cezalandırma değil, portföy yönetimidir. Şu durumlardan biri ortaya çıktığında programın dosyası askı ya da kapatma gündemiyle açılmalıdır:

• Talep kaybı: Birkaç dönem üst üste kontenjanın çok altında kayıt, ya da hiç kayıt olmaması.
• Gerekçenin ortadan kalkması: Programın dayandığı meslek, teknoloji veya standardın geçerliliğini yitirmesi.
• Yürütme kapasitesinin kaybı: Eğitmenin, laboratuvarın, uygulama ortağının ya da ölçme altyapısının artık sağlanamaması.
• Kalite sorunu: İzleme göstergelerinin revizyonla düzelmeyecek ölçüde kötüleşmesi.
• Portföy çakışması: Kurumda aynı öğrenme çıktılarını veren ikinci bir programın bulunması.

Talep kaybı ile kapasite kaybı çoğu zaman geçicidir; bu iki durumda önce askıya alma düşünülmelidir. Gerekçenin ortadan kalkması ve kalıcı kalite sorunu ise genellikle kapatmayı gerektirir.

Karar süreci: kim önerir, kim karar verir?

Hangi kararın hangi mercide verileceğini kurumun kendi yönergesi belirler. Programın açılış kararını veren merci ile kapatma kararını veren merciyi aynı tutmak iyi bir başlangıç noktasıdır; açılışı senatonun onayladığı bir programın birim düzeyinde sessizce kapatılması, kurumsal kayıtta açıklanamayan bir boşluk bırakır. Açılış ve onay zincirini henüz yazmadıysanız mikro yeterlilik yönergesi nasıl hazırlanır yazımız bir çerçeve sunar.

Kapatma önerisinde bulunması gerekenler

• Kararın gerekçesi ve dayandığı izleme verisi
• Önerilen karar türü: askı, kapatma veya birleştirme
• Yeni kayıtların durdurulacağı tarih
• Devam eden katılımcı sayısı ve tamamlama planı
• Belge doğrulama ve arşiv sorumlusu
• Katılımcılara ve paydaşlara yapılacak bildirimin metni

Askı kararına tarih yazın

Askı kararı, bir gözden geçirme tarihi olmadan verilmemelidir. O tarihte program ya yeniden açılır ya da kapatma süreci başlar. Tarihsiz askı, yıllarca açık görünen ama hiç yürütülmeyen programlar üretir ve kurumun program kataloğunun güvenilirliğini zedeler.

Devam eden katılımcılar: tamamlama planı

Kapatma kararı çıktığında programda hâlâ eğitim alan bir grup bulunabilir. Bu kişiler programa belirli bir bilgi paketi, belirli öğrenme çıktıları ve belirli bir ölçme yöntemiyle kaydoldu. İyi uygulama, kayıt anındaki koşulların korunmasıdır. Tamamlama planında şu sorular yanıtlanmalıdır:

• Son ölçme tarihi: Katılımcılar en geç hangi tarihe kadar ölçmeye girebilir?
• Kapasite: Bu tarihe kadar eğitmen, ölçme ve değerlendirme kadrosu nasıl sağlanacak?
• Bütünleme ve itiraz: Başarısız olan ya da itiraz eden katılımcının hakkı kapatma tarihinden sonra nasıl kullanılacak?
• Yarım kalanlar: Süre içinde tamamlayamayan katılımcıya, varsa yeni programa geçiş ya da başarılı olduğu bileşenler için kayıt sunulacak mı?

Revizyondaki geçiş kurallarıyla buradaki tamamlama planı aynı mantığa dayanır: oyunun kuralları oyun ortasında değişmez. Revizyon tarafındaki geçiş kurallarını mikro yeterlilik programı güncelleme ve revizyon rehberimizde ayrıntılandırdık.

Birleştirmede eşdeğerlik tablosu

Program kapatılıp konusu yeni bir programla sürdürülüyorsa, iki programın öğrenme çıktılarını yan yana koyan bir eşdeğerlik tablosu hazırlamak iyi bir uygulamadır. Tablo hangi çıktının aynen korunduğunu, hangisinin genişletildiğini ve hangisinin yeni eklendiğini gösterir. Böylece eski programda bileşen tamamlamış bir katılımcının yeni programda neyi yeniden alması gerektiği tartışma konusu olmaz. Aynı tablo, eski belge sahiplerinin ileride yapacağı tanınma ve muafiyet başvurularında da karar verecek kişinin elindeki ilk belge olur.

Belge sahiplerinin hakları

Kapatmanın en çok gözden kaçan tarafı, programı geçmişte tamamlamış kişilerdir. Bu kişiler artık kurumla düzenli temasta değildir, ama belgelerini iş başvurusunda, tanınma ya da muafiyet başvurusunda kullanmaya devam ederler. Kurumun onlara karşı üç sorumluluğu vardır.

Doğrulamanın sürmesi

Sertifika ve dijital rozet, doğrulanabildiği ölçüde değerlidir. Program kapandığında doğrulama bağlantısının çalışmaya devam etmesi, rozet tanımının silinmemesi ve doğrulama sayfasında belgenin geçerli olduğunun açıkça görülmesi gerekir. Sayfaya "Bu program kapatılmıştır; belge geçerliliğini korur" türünde bir not eklemek, karşı tarafın belgeyi doğru okumasını sağlar. Rozet altyapısının bu açıdan nasıl kurulacağını dijital rozet ve Open Badges rehberimizde anlattık.

Programın içeriğine erişim

Bir işveren ya da başka bir üniversite, belgenin neyi kanıtladığını anlamak için programın öğrenme çıktılarını, iş yükünü ve ölçme yöntemini görmek isteyecektir. Kapatılan programın son bilgi paketi silinmemeli, arşivde ve gerektiğinde erişilebilir biçimde tutulmalıdır.

Kayıtlara erişim ve bilgilendirme

Belge sahibi, kendi öğrenme kaydının bir kopyasını talep edebilmeli ve programın kapatıldığından haberdar edilmelidir. Bildirim, belge sahiplerine panik değil güven vermelidir: belgenizin geçerliliği değişmedi, doğrulama sürüyor, gerekirse kime başvurabilirsiniz.

Kapatma kontrol listesi

Adım	Sorumlu (öneri)	Çıktı
Gerekçeli öneri	Program sorumlusu	İzleme verisine dayanan kapatma önerisi
Karar	Programı açan karar mercii	Karar metni, kayıt durdurma tarihi
Tamamlama planı	Program sorumlusu ve birim	Son ölçme tarihi, kapasite planı
Bildirim	Birim	Katılımcı, belge sahibi ve paydaş bildirimleri
Katalog güncellemesi	Birim	Program "kapatıldı" olarak işaretlenir, kayıt formu kapanır
Doğrulama ve rozet	Belgelendirme sorumlusu	Doğrulama sürer, kapatma notu eklenir
Arşiv	Belgelendirme sorumlusu	Son bilgi paketi, ölçme araçları ve karar dosyası saklanır
Kapanış raporu	Kalite birimi	Tamamlama oranı ve öğrenilen dersler

Askıdan geri dönüş

Askıya alınan bir program yeniden açılacaksa, askı süresi boyunca biriken değişiklikler gözden geçirilmelidir. Sektör değiştiyse, eğitmen yenilendiyse ya da ölçme aracı eskidiyse program eski hâliyle değil, güncellenmiş sürümüyle açılır. Bu durumda yeniden açılış bir revizyon kararıyla birlikte ele alınır ve yeterlilik kimliği korunarak sürüm numarası artırılır. Değişiklik yoksa askı kararının kaldırıldığını kayda geçirmek ve kataloğu güncellemek yeterlidir.

Sık yapılan hatalar

• Sessiz kapatma: Programın karar alınmadan takvimden düşürülmesi. Katalogda açık görünür, kurumsal kayıtta boşluk oluşur.
• Doğrulamayı kapatmak: Program sayfasıyla birlikte doğrulama bağlantısının da kaldırılması. En çok zarar gören belge sahibidir.
• Bilgi paketini silmek: Belgenin neyi kanıtladığını gösteren tek kaynağın kaybolması.
• Tarihsiz askı: Gözden geçirme tarihi olmayan askı kararı.
• Devam edenleri unutmak: Kapatma kararında tamamlama planının yer almaması.

Sık sorulan sorular

Askıya alınan bir program ne kadar süre askıda kalabilir?
Askı süresini ve süre sonunda yapılacak değerlendirmeyi kurumun kendi yönergesinde tanımlaması önerilir. Uygulamada askı kararına bir gözden geçirme tarihi yazılır; o tarihte program ya yeniden açılır ya da kapatma süreci başlatılır. Takvimi olmayan askı, fiilen kayıt dışı bir kapatmaya dönüşür.

Program kapanınca hâlâ eğitim alan katılımcılar ne olur?
İyi uygulama, kapatma kararının yeni kayıtları durdurması ve devam eden katılımcılara programı kayıt oldukları koşullarla tamamlama imkânı tanımasıdır. Bunun için son ölçme tarihini, eğitmen ve ölçme kapasitesini gösteren bir tamamlama planı kararla birlikte onaylanmalıdır.

Kapatılan programın dijital rozeti doğrulanmaya devam eder mi?
Devam etmelidir. Rozet ve sertifika, kişinin geçmişte kazandığı yeterliliğin kanıtıdır; program kapandı diye doğrulama bağlantısının çalışmaz hâle gelmesi belge sahibini mağdur eder. Doğrulama sayfasında programın kapatıldığı bilgisi gösterilebilir ama belgenin geçerli olduğu açıkça okunmalıdır.

Kapatılan programın yerine yeni bir program açılırsa eski belge sahipleri ne yapar?
Eski belge geçerliliğini korur ve yeniden alınması gerekmez. Yeni program eskisinin konusunu sürdürüyorsa iki program arasındaki öğrenme çıktısı karşılaştırmasını gösteren bir eşdeğerlik tablosu hazırlanması önerilir. Bu tablo, eski belge sahiplerinin tanınma ve muafiyet başvurularını da kolaylaştırır.

Bu yazı, mikro yeterlilik programlarının kalite güvencesi ve izleme döngüsüne ilişkin bir uygulama önerisidir; hukuki görüş değildir. Hangi kararın hangi mercide verileceğini kurumunuzun yönergesi belirler. MYYS onay ya da akreditasyon vermez; kurumların bu süreçlere hazırlanmasına destek olur. Kapatma önerisi, tamamlama planı ve bildirim şablonları için MYYS hizmet paketlerine göz atabilir ya da iletişim sayfamızdan bize ulaşabilirsiniz.